TRAMITE DOCUMENTARIO

• Proponer alternativas para la organización y control de los equipos o servicios de Trámite Documentario y de Actas y Certificados.
• Orientar al usuario referente a la gestión de sus peticiones.
• Coordinar con Asesoría Jurídica la revisión de proyectos de resoluciones y otros.
• Coordinar con Secretaría el procesamiento de expedientes que llegan a Dirección.
• Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos de su competencia.
• Expedir, visar, autenticar, documentos preparados por los Equipos a su cargo o que obran en el archivo general como: – Informes técnicos sobre casos específicos. – Copias de documentos del archivo como: Resoluciones, Informes, etc. – Certificados de estudios, originales o duplicados; copia de títulos profesionales. – Copias de Actas de Evaluación Final, de Recuperación o exámenes de cargo, que soliciten por desaparición, pérdida o deterioro de los mismos.
• Dirigir el servicio de Mesa de Partes y Archivo, teniendo en cuenta los procesos: – Recepción, registro, clasificación y distribución, de los documentos que ingresan o son derivados. – Registro, codificación y distribución de las Resoluciones y otros documentos.
• Organizar, conservar, depurar y custodiar el archivo que corresponde a Trámite Documentario (Resoluciones, Informes, proyectos) y de Actas y Certificados.
• Preparar documentos por encargo y emite opinión sobre asuntos que le derivan.
• Orientar y asesorar según las normas casos como: Rectificaciones de Apellidos y Nombres, Aprobación de Matrícula Ordinaria y Extraordinaria, Autorización de exámenes aplazados, subsanación, convalidación o revalidación de estudios.
• Participar en reuniones de trabajo y otras en representación del Director o por su cargo.
• Adecuar y difundir las normas de Trámite Documentario, Actas, Títulos, etc.